Política de privacidad

1. Qué es Braina IA

Braina IA ofrece asistentes con inteligencia artificial que atienden, por teléfono y por WhatsApp, las conversaciones que un negocio (por ejemplo, una inmobiliaria o una clínica) hoy no alcanza a responder. El asistente contesta, responde preguntas frecuentes, califica al interesado, agenda y reprograma citas, toma mensajes y entrega al negocio un resumen de cada conversación.

Esta política aplica a dos tipos de personas:

• Nuestros clientes: los negocios que contratan Braina IA y conectan sus canales (su número de teléfono y/o su cuenta de WhatsApp Business).
• Usuarios finales: las personas que escriben o llaman al canal de un negocio que usa Braina IA (por ejemplo, alguien interesado en un inmueble). En estas conversaciones, el negocio es el responsable de la relación con esa persona y Braina IA actúa como encargado del tratamiento, es decir, tratamos los datos por cuenta y siguiendo las instrucciones del negocio.

2. Qué información recopilamos

De los usuarios finales que contactan a un negocio:

• Número de teléfono y nombre (cuando la persona lo facilita).
• El contenido de la conversación (mensajes de WhatsApp o la transcripción de la llamada) y los datos que la persona comparta durante ella: por ejemplo, la zona o el inmueble de interés, el presupuesto, la necesidad y su disponibilidad para una cita.
• Metadatos técnicos de la conversación: fecha y hora, canal y estado de entrega de los mensajes.

De nuestros clientes (los negocios):

• Datos de contacto y de la cuenta del panel.
• Los datos de la cuenta de WhatsApp Business que conectan a través de la Plataforma de WhatsApp Business de Meta (identificador de la cuenta, número de teléfono y perfil), necesarios para enviar y recibir mensajes en su nombre.
• La información que cargan para que el asistente funcione (por ejemplo, su inventario, sus preguntas frecuentes o su disponibilidad de agenda).

Nota sobre las llamadas: de las llamadas de voz conservamos únicamente la transcripción; no almacenamos la grabación de audio.

3. Para qué usamos la información

Usamos la información únicamente para prestar y mejorar el servicio:

• Atender, responder y dar seguimiento a las conversaciones en nombre del negocio.
• Calificar al interesado y agendar, confirmar, cancelar o reprogramar citas.
• Elaborar para el negocio un registro de leads y las métricas de sus conversaciones.
• Enviar, cuando corresponda y respetando las reglas de WhatsApp, recordatorios o confirmaciones de cita.
• Operar, mantener la seguridad y mejorar el servicio.

No vendemos información personal. No usamos el contenido de las conversaciones para publicidad ni lo cedemos a terceros con fines comerciales ajenos al servicio.

4. Base legal del tratamiento

Tratamos los datos con base en: la ejecución del servicio contratado por el negocio; el consentimiento de la persona cuando la ley lo exige (por ejemplo, al iniciar una conversación por WhatsApp); y nuestro interés legítimo en operar y asegurar el servicio. En Colombia el tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios; para usuarios del Espacio Económico Europeo aplicamos, además, las bases del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

5. Con quién compartimos la información

• Con el negocio cliente dueño de la conversación: es quien recibe y gestiona los datos de sus propios interesados. Cada cliente está aislado del resto.
• Con proveedores tecnológicos que hacen posible el servicio, que actúan como encargados y tratan los datos solo para prestar su función:
  • Meta Platforms — Plataforma de WhatsApp Business (envío y recepción de mensajes).
  • Twilio — telefonía de las llamadas.
  • Retell AI — motor de voz del asistente.
  • Anthropic (Claude) y OpenAI — procesamiento de lenguaje para entender y redactar las respuestas.
  • Supabase — base de datos y backend.
  • Vercel — alojamiento de la aplicación web.
  • ElevenLabs — síntesis de voz.
  • Google — agenda (Google Calendar) cuando el negocio la usa.
  • Resend — envío de correos transaccionales.
• Con autoridades cuando una norma o una orden legítima nos obligue.

Algunos de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia; en esas transferencias internacionales aplicamos las garantías que exige la normativa aplicable.

6. Uso de la Plataforma de Meta / WhatsApp

Cuando un negocio conecta su cuenta de WhatsApp Business a Braina IA, tratamos la información estrictamente necesaria para enviar y recibir mensajes en su nombre. Cumplimos las Condiciones de la Plataforma de WhatsApp Business y las políticas para desarrolladores de Meta, y usamos los permisos concedidos únicamente para operar el servicio de mensajería del negocio. No usamos los datos obtenidos a través de la plataforma para ninguna finalidad distinta de la aquí descrita.

7. Cuánto tiempo conservamos la información

Conservamos las conversaciones y los datos asociados mientras el negocio sea cliente y durante el tiempo necesario para prestar el servicio y cumplir nuestras obligaciones legales. Cuando dejan de ser necesarios, los eliminamos o anonimizamos. El negocio o la persona interesada pueden solicitar su eliminación antes (ver secciones 8 y 9).

8. Sus derechos

Como titular de los datos usted puede, en cualquier momento, solicitar: acceso a su información, rectificación o actualización, supresión (eliminación), revocar el consentimiento y oponerse o solicitar la limitación de ciertos tratamientos. Para ejercerlos, escríbanos a hola@braina-ia.com; responderemos en los plazos que fija la ley aplicable. También puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente (en Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio).

9. Cómo pedir la eliminación de sus datos

Para solicitar la eliminación de sus datos personales, envíe un correo a hola@braina-ia.com desde el número o el correo con el que nos contactó, indicando “Eliminación de datos”. Verificaremos su identidad y eliminaremos la información dentro de los plazos legales, salvo que debamos conservar algún dato por una obligación legal. Si sus datos fueron recogidos en la conversación con un negocio cliente, tramitaremos la solicitud junto con ese negocio.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger la información: cifrado en tránsito, control de acceso, aislamiento de los datos de cada cliente y minimización de los datos que conservamos (por ejemplo, no guardamos el audio de las llamadas). Ningún sistema es completamente infalible, pero trabajamos para proteger su información y actuar con rapidez ante cualquier incidente.

11. Menores de edad

El servicio está dirigido a negocios y a personas mayores de edad. No recopilamos de forma consciente datos de menores; si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin autorización, los eliminaremos.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Publicaremos la versión vigente en esta misma página, con su fecha de última actualización. Los cambios relevantes se comunicarán por los medios habituales.

13. Contacto

Braina IA — Daniel Dominguez Gonzalez · NIT 7005196839 · Medellín, Colombia
Correo: hola@braina-ia.com · Web: www.braina-ia.com